如果你問我公關工作是什麼?最簡單的說法就兩個,一個是「公關就是在做別人的事」,就像住海邊工作範疇之大非常寬廣;一個是「公關是一個高度溝通的工作」,溝通強度非常高,除了人與人之間的溝通之外,如何在會議中掌握簡報溝通技巧,展現自己的專業是非常重要的功夫。
你有沒有發現?每次主管會議時,同樣準備報告,有些同事清楚簡單,掌握要領,口頭說明是總能安然過關,自己總是常常不知道怎麼下手,整理資料已經頭很大,想到還要配合口頭說明,又是另一個挑戰,有時候索性簡報滿滿的字,逐字念稿就當交差,結果自然不如預期,還可能挨一頓罵。
簡報溝通一旦沒有搞定,台下反應索然無味也會影響你的自信,老闆本來沒啥意見,也可能因此開始雞蛋裡挑骨頭,想要打破砂鍋問到底,最後讓自己溝通上困難度變高囉!因此把握簡報溝通,也是訓練自己梳理工作項目,磨練邏輯的好方式。
簡報溝通第一個訣竅是:掌握提問,引發好奇
這樣的方式目的在「互動」,一問一答、有來有往,讓聽眾也有參與感,把目光聚焦在你的報告,這樣的技巧,可以使用在「開場暖場」,或者在演講中巧妙穿插,讓聽報告或演講的人,走心的專注力因為你的提問再回到主題上。記得提問的提綱務必繞著主題軸心,也就是問題答案令人好奇、不解,透過問答打開疑惑,等同強化你的專業,讓大家「豁然開朗」的感覺。
提問很多方式可以是是非題、選擇題。比如:「你覺得直播主女生比較吃香?」、「直播市場是年輕人的市場,老人家請靠邊站?」、「猜猜看,最厲害的秀場直播主,收益多少?」、「你覺得危機處理最難的是?時機點錯?論述不對?沒抓到重點?」而我個人則偏好開放性的問題,可以獲得更多腦力激盪的刺激,「你知道的流行語有哪幾個?」、「最夯的舞蹈?影片?」等等。
簡報溝通第二個訣竅是:當個說故事的主講人
報告不要像念經、像朗讀,把簡報塞得滿滿的字,唸完下一張,如果我是主考官鐵定說「不用下一張,下次再來吧!」因為照字讀每個人都可以辦得到,因此簡報字數不要多,重要提詞和圖文,精簡扼要是關鍵。主要是透過主講者的口頭報告,讓內容更生動豐富,故事陳述自然更加分。
侯沛吟擅長在做簡報的時候加入故事,讓內容更豐富。(侯沛吟提供)
比如,對於行銷策略獎勵品項是7-11主題店,你可能會說明,那些企業如何選點?引發排隊效益和熱議話題?換成是我會找個故事,陳述因為主題店很特別 ,有位南部的學生為了想來台北參觀,特別存了兩個月的零用錢,終於存到車費搭車北上,只為了跟自己的卡通偶像拍張照。這就是故事。
簡報溝通第三個訣竅是:左左右右,眼神傳情
你沒聽錯,就是眼神傳情,演講或報告時,必須綜觀全場,注意眼神交流,透過無聲的力量,跟大家互動,就是那種「我也在看你,別再睡覺了。」「你覺得我講得如何?」「你也這麼想嗎?」眼神,其實可以傳達很多很多訊息。
我的習慣,會從左邊開始看,慢慢挪移到中間,最後停留在右邊,所以口訣是「左左、右右、慢慢來」,速度不要太快,如果遇到有人跟你眼神交會,給你非常友善的微笑或是點頭,建議你可以多停一兩秒,給他們一個反應,告訴他們 「謝謝!我看到了。」
如果台下大家都正襟危坐也沒關係,他們認真聽,你就認真講,落落大方的講者,自信,來自眼神的無所懼怕。很多人問「到底怎樣報告才有自信?」,自信很抽象,語氣需要經過訓練,眼神絕對是自信一個很重要的觀察重點。
溝通這檔事,涵蓋層面非常廣;簡報溝通也是一種不可或缺的溝通方式,有了簡報圖文當輔助,對於演講或是分享、介紹,都有相當的幫助。我曾經是一個簡報菜鳥,從黑底密密麻麻的字,慢慢學習優化,透過幾次挨罵退件,觀察同事的報告,從反饋得到經驗,就像打怪,經驗值慢慢累積,讓自己每一場上台的報告或演講,都能更精準傳遞理念,讓簡報溝通成為最重要的強梁。
不要錯過每一個機會,機會留給準備上台的人,簡報溝通讓你的專業事半功倍的人!你準備好了嗎?